Uw document gegevens verwerken

Zorg dat uw documenten gevonden worden!

Door uw document gegevens te verwerken ondersteunen wij uw archief- en document beheer en beschikt u snel over uw gegevens voor vervolgprocessen.

Wanneer u uw document gegevens door ons laat verwerken, bespaart u gegarandeerd kosten. Vanzelfsprekend met behoud-, of zelfs verbetering van de kwaliteit.

Wij verwerken uw document gegevens zowel automatisch als manueel. Dit doen wij door middel van data extractie. De resultaten kunnen wij als metadata in uw bestanden toevoegen, of als separate meta data aan u terug leveren.

Om uw documenten voordelig te verwerken, werken wij vanuit Indonesië en proberen we zoveel mogelijk beslissingen te automatiseren.

Als u kiest voor Zaico profiteert u van de lage kosten en flexibiliteit van uitbesteding. Gecombineerd met onze beproefde kwaliteit en service. Wij zorgen ervoor dat informatie geleverd wordt op de manier die het beste bij uw bedrijfsprocessen past.

Bespaar tot 70% op uw administratieve processen!

Met een uurtarief van € 6,00 per uur, bespaart u al snel veel geld op uw administratieve processen!

[meer over ons …]

Gestructureerde documenten verwerken

Hebt u documenten die gestructureerde data bevatten? Deze gestructureerde documenten kunt u eenvoudig door ons laten verwerken.

Ongestructureerde documenten verwerken

Wij interpreteren en vinden de gewenste informatie in uw documenten. Om de gegevens vervolgens gestructureerd aan u terug te leveren.

Waarom uw document gegevens verwerken?

Wanneer u bijvoorbeeld uw documenten gaat digitaliseren worden er afbeeldingen gemaakt van uw documenten. Maar het maken van afbeeldingen is slechts een deel van het digitaliseringsverhaal. De informatie in de documenten moet immers ook gevonden kunnen worden.

Vaak zijn uw documenten gebundeld in een ordner of map. Deze bevat vaak een rug-etiket met daarbij een categorie. Daarbij bevat de gemiddelde ordner of map tabbladen en een inhoudsopgave (index). Al deze gegevens zijn belangrijke meta data voor uw documenten en dienen derhalve ook gedigitaliseerd te worden.

Classificeren en Indexeren

Wanneer wij uw document gegevens verwerken passen wij o.a. classificering toe. Dat wil zeggen dat we de documenten, of delen van documenten, categoriseren.

In tegenstelling tot fysieke archieven, kunnen we door digitalisering uw documenten meerdere classificaties mee geven, hierdoor profiteert u optimaal van de voordelen van digitalisering.

Door indexering toe te passen worden uw documenten, of delen van documenten, vindbaar voor uw medewerkers.

Documenten verrijken

Door tijdens de gegevens verwerking bepaalde trefwoorden aan uw documenten toe te voegen (meta data), worden uw documenten verder verrijkt. Hierdoor kunnen uw medewerkers, aan de hand van het trefwoord, de documenten vinden of zoekopdrachten verfijnen.

In tegenstelling tot fysieke archieven, waar informatie vaak verspreid is in plukjes informatie in meerdere documenten, kunnen uw medewerkers direct alle beschikbare informatie vinden.

Door uw document gegevens op een goede manier te verwerken ontstaat er een compleet beeld en profiteert u optimaal van de flexibiliteit van digitalisering.

Waarom uitbesteden bij Zaico?

Bij Zaico zijn uw data processen in goede handen.

Nederlandstalig

Nederlandstalig project management en verwerking. Eenvoudige communicatie en hoogwaardige kwaliteit.

Snel

Profiteer van het tijdverschil. Wanneer uw medewerkers naar huis gaan, begint onze werkdag.

Ervaring

Meer dan 15 jaar ervaring in het ondersteunen van administratieve processen voor klanten uit verschillende branches.

Kwaliteit

Kwaliteit is essentieel. Daarom voegen wij controles en validaties toe, waarmee wij de kwaliteit van uw data waarborgen.

Bespaar kosten

Vanaf € 6,00 per uur! Bespaar op uw administratieve kosten en profiteer van de vele voordelen van uitbesteding.

Betrouwbaar

Wij doen wat we beloven. Samen maken we afspraken over instructies, kwaliteit en doorlooptijd.

Meer weten?

Wilt u meer over ons en onze dienstverlening weten, kijk dan op onze over ons pagina, of neem contact met ons op!


Hoe worden mijn document gegevens verwerkt?

Data extractie

Uw document gegevens verwerken wij door middel van data extractie. Dat kan zowel handmatig als automatisch (door middel van tekstherkenning) gebeuren. Uit kwaliteitsoverwegingen bieden wij vaak een combinatie van beide technieken.

Of het nu gestructureerde documenten, of ongestructureerde documenten zijn. Wij zoeken de juiste gegevens (aan de hand van instructies en context) in uw documenten.

Zo bieden wij altijd een optimale en kosten efficiënte oplossing voor uw archief- of document beheer.

DMS

De gegevens kunt u toevoegen aan uw DMS (Document Management Systeem). Hebt u geen DMS? Geen probleem. De meta data kan ook direct aan het bestand toegevoegd worden, in de (pdf meta data). Hierdoor kunnen uw medewerkers de informatie ook vinden d.m.v. zoek functies in Windows o.i.d.

Hoe zorg ik er voor dat mijn documenten gevonden worden?

Door zowel de classificatie als de indexering toe te voegen aan de meta data van uw documenten. In de pdf meta data kan bijvoorbeeld een titel, auteur, datum, beschrijving, meerdere categorieën en trefwoorden toegevoegd worden.

Bijvoorbeeld door uw documenten te classificeren per machine, document type, product, onderdeel, datum of een combinatie.
En door specifieke trefwoorden te indexeren en toe te voegen aan de meta data. Bijvoorbeeld onderdelen, verpakking, datum of een combinatie.

Omdat u direct inspeelt op de informatiebehoefte van uw medewerkers, kunt u direct specificeren waarop wij moeten indexeren en classificeren. Hierdoor ontstaat een beter doorzoekbaar en beheerbaar archief- of document beheer.

Door uw document gegevens te verwerken bespaart u tijd en profiteert u optimaal van de mogelijkheden van digitalisering.

Enkele voorbeelden

Omdat wij begrijpen dat niet iedere informatie behoefte hetzelfde is, zorgen wij voor maatwerk. Hier vindt u desalniettemin enkele voorbeelden.

Technische document gegevens verwerken

Een industriële organisatie wil sneller kunnen handelen bij downtime of een audit.

In dit geval moest de technische documentatie verrijkt worden met relevante kerngegevens die door de documenten heen genoteerd zijn. De relevante kerngegevens zijn bijvoorbeeld onderdelen, pijpnummers, verbindingsnummers (ofwel lasnummers) en ISO-nummers, welke allen naar een bepaalde machine refereren.

Door de gegevens te verzamelen en de data te verrijken hebben ze hun database aanzienlijk kunnen verbeteren. Waardoor ze nu nog sneller kunnen handelen op het moment dat er iets mis is met een bepaalde machine.

Personeelsdossiers document gegevens verwerken

De afdeling personeelszaken wil van iedere CV classificeren en indexeren op skills, certificaten en diploma's. Met als doel eenvoudig diversiteit in teams toe te voegen.

Door de documenten te doorzoeken op bepaalde trefwoorden en deze te interpreteren op basis van bepaalde instructies, worden de document gegevens verwerkt.

Hierdoor worden er per personeelslid bepaalde eigenschappen gevonden, maar kunnen deze eigenschappen ook organisatie breed uitgelijst worden.