Documenten digitaliseren

Papieren documenten digitaliseren

Papieren documenten beheren is kostbaar, tijdrovend en omslachtig. Een digitaal archief en documenten digitaliseren neemt deze beperkingen weg. Documenten digitaliseren is daarom een goede manier om goedkoper en effectiever te werken.

We bieden het digitaliseren van documenten op twee manieren aan. Als een losstaande dienst voor het aanleggen van een digitaal archief (kortom, het digitaliseren van uw papieren archief). Of als structurele dienst, waarbij wij uw digitaal archief up-to-date houden. Zo bieden wij altijd de juiste oplossing voor uw organisatie.

Samen met onze partners leveren we al vele jaren passende oplossingen voor het digitaliseren van documenten van onze klanten. Uw documenten digitaliseren we enerzijds door middel van scanning en anderzijds door middel van het verwerken van de document gegevens. Zodat de documenten ook gevonden kunnen worden.

Om voordelig uw documenten te digitaliseren, werken wij vanuit Indonesië. Onze productiecapaciteit is bovendien volledig schaalbaar. Zo kunnen we razendsnel reageren op veranderingen in uw vraag.

Als u kiest voor Zaico profiteert u van de lage kosten en flexibiliteit van uitbesteding. Gecombineerd met onze beproefde kwaliteit en service. Wij zorgen ervoor dat uw digitale documenten of digitaal archief beschikbaar is wanneer u het nodig heeft. En op de manier die het beste bij uw bedrijfsprocessen past.

Bespaar tot 70% op uw administratieve processen!

Met een uurtarief van € 6,00 per uur, bespaart u al snel veel geld op uw administratieve processen!

[meer over ons …]

Om over na te denken

Digitaal archief

Voordat we starten met het digitaliseren van uw documenten, gaan we samen met u in gesprek om uw behoefte te inventariseren. Het doel is om de waarde van uw digitaal archief voor uw organisatie te leren kennen en u daarin te adviseren. Ons advies hangt samen met de manier waarop het archief gebruikt wordt in de organisatie. Het heeft namelijk geen enkele zin om een archief op document niveau te digitaliseren als uw archief slechts als naslagwerk dient. Daarnaast is het geen goed idee om veel gebruikte documenten te verstoppen in grote PDF bestanden.

De belangrijkste vraag die wij dan ook onze klanten stellen is: “hoe wordt het archief nu gebruikt en hoe wil u het graag gaan gebruiken?”.

Is het veilig stellen van de waardevolle informatie als naslag werk u doel? Dan ziet het project er heel anders uit dan als het archief dagelijks enkele tientallen keren geraadpleegd dient te worden.

Wilt u uw digitaal archief en uw documenten digitaliseren, neem contact met ons op voor vrijblijvend advies op maat!

Vertel ons over uw project

Digitaliseren van documenten

Wanneer u uw documenten gaat digitaliseren worden er afbeeldingen gemaakt van uw documenten. Maar het maken van afbeeldingen is slechts een deel van het digitaliseringsverhaal. De informatie in de documenten moet immers ook gevonden kunnen worden.

Vaak zijn uw documenten gebundeld in een ordner of map. Deze bevat vaak een rug-etiket met daarbij een categorie. Daarbij bevat de gemiddelde ordner of map tabbladen en een inhoudsopgave (index). Al deze gegevens zijn belangrijke meta data voor uw documenten en dienen derhalve ook gedigitaliseerd te worden.

Classificeren en Indexeren van documenten

Wanneer wij uw documenten digitaliseren passen wij o.a. classificering toe. Dat wil zeggen dat we de documenten, of delen van documenten, categoriseren. In tegenstelling tot fysieke archieven, kunnen we tijdens het digitaliseren van documenten meerdere classificaties mee geven. Hierdoor profiteert u optimaal van de voordelen van het digitaliseren van uw documenten.

Door indexering toe te passen worden uw digitale documenten, of delen van documenten, vindbaar voor uw medewerkers.

Wilt u meer weten? Hier leest u meer over document gegevens verwerken!

Uw documenten

Wilt u weten of wij uw documenten kunnen digitaliseren. Wij ondersteunen o.a. de volgende documentsoorten:
  • Grote tekeningen
  • Dossiers
  • Facturen
  • Poststukken
  • Boeken
  • Werkinstructies
  • Contracten
Staat uw specifieke document er niet bij. Laat het ons weten!

We helpen u graag om uw papieren workflow te vervangen door een digitaal proces. Of om hierop een optimale aanvulling te realiseren. Wilt u weten hoe we dat doen? Daar hebben we een handig stappenplan voor.

Wilt u uw fysieke archief liever binnen uw bedrijfspand of op locatie houden? Dankzij deze unieke dienst kunnen we het ook op locatie scannen. Hiervoor leveren we de apparatuur en het personeel en zorgen dat alle documenten vakkundig worden gedigitaliseerd.

De voordelen van het digitaliseren van documenten

Ruimte besparend

Een beter gebruik van de beschikbare ruimte. Eén strekkende meter archief kost aanzienlijk meer dan terabytes aan data.

Duurzaam

Uw documenten digitaliseren is een duurzaam alternatief voor fysieke opslag.

Kostenbesparend

U bespaart aanzienlijk op uw structurele kosten. Daarbij is het digitaliseren van uw documenten kostenbesparend op het gebied van beheer.

Het juiste gereedschap

Wij hebben het juiste gereedschap in huis. Zo zorgen wij voor een zeer efficiënte digitalisering van uw documenten.

Toegankelijk

Uw documenten en (dus uw informatie) is eenvoudig, sneller en locatie onafhankelijk beschikbaar.

Focus

De zoektocht naar de juiste informatie terugbrengen van uren naar seconden. Geen beslag op de waardevolle tijd van uw medewerkers.

Kwaliteit

Gegarandeerde kwaliteit en doorlooptijden ten aanzien van de verwerking. Vastgelegd in heldere Service Level Agreements (SLA).

Veilig

Door uw documenten te digitaliseren is uw documentatie veilig en geborgd. U loopt geen risico meer om uw data kwijt te raken door bijvoorbeeld brand.

Verbeter uw eindresultaat

U bespaart op vaste lasten, zoals kantoorruimte, beheer en onderhoud. Terwijl u profiteert van het sneller en efficiënter werken van uw medewerkers.

Wilt u uw documenten digitaliseren en profiteren van de vele voordelen van een digitaal archief? Neem dan contact met ons op, voor vrijblijvend advies op maat!

Uw documenten digitaliseren

Ons stappenplan

Stap 1: Uw documenten inventariseren

Voordat we uw documenten kunnen digitaliseren, gaan we graag met u in gesprek om uw informatiebehoefte te inventariseren. Het doel daarvan is de waarde van uw archief te leren kennen.

Daarnaast kijken we naar het archief;

  • Wat voor soort documenten zitten er in het archief?
  • Bevatten de documenten veel hechtmiddelen als nietjes en plastic mapjes?
  • Hoe om te gaan met aantekeningen op post-its?
  • En, dienen de documenten nog inhoudelijk beoordeeld te worden voordat de documenten gedigitaliseerd worden?

Allemaal cruciale vragen voor het digitaliseren van uw documenten. Zo bieden wij een passende oplossing voor uw digitaliseringsbehoefte.


Stap 2: Inpakken en transport

Wij streven altijd naar een volledig ontzorgde oplossing. Het inpakken van de documenten hoort daar ook bij. Dit kunnen wij voor u verzorgen, maar het staat u uiteraard vrij dat intern op te pakken. Voor ons is het belangrijk dat de documenten op een veilige en verantwoordelijke manier worden ingepakt, zodat de documenten geen schade ondervinden.

Transport naar onze scanlocatie

Nadat alle documenten zorgvuldig ingepakt zijn, transporteren wij uw documenten rechtstreeks naar de scan locatie. De chauffeur zal tijdens het transport het voertuig niet verlaten. Wij zien erop toe dat uw documenten zorgvuldig worden getransporteerd.

Bij binnenkomst bij de scanlocatie zorgen wij voor een tijdelijk archief. Hierdoor blijft u in de gelegenheid om documenten, indien nodig, op te vragen.


Stap 3: Uw documenten opschonen

Voordat wij uw documenten digitaliseren dient het archief eerst opgeschoond te worden. Dat betekend dat wij eventuele hechtmiddelen verwijderen zoals nietjes, paperclips, plastic mapjes en dergelijke. Mochten er boeken in uw archief zitten die niet losgesneden mogen worden dan worden deze op boekenscanners gedigitaliseerd.

Tijdens de voorbereiding voegen we eventuele file seperators toe. Door middel van deze file seperators kunnen we bestandsnamen en afzonderlijke files automatisch tijdens het scannen genereren.


Stap 4: Uw documenten digitaliseren

Documenten Digitaliseren

De scanoperators, die uw project onder hun hoede nemen, zijn zorgvuldig getraind in het digitaliseren van documenten en hebben uitgebreide ervaring bij het verwerken van waardevolle en vertrouwelijke informatie. Daarnaast hebben ze de nodige kennis over onze professionele documentscanners, zodat ze tijdens het scanproces de nodige aanpassingen kunnen doen om uw afbeeldingen te optimaliseren.

Kwaliteitscontrole

Tijdens en na het digitaliseren van uw documenten hanteren wij verschillende controles. Zodat wij zeker zijn dat de kwaliteit aansluit bij uw wensen. We letten tijdens het scannen op eventuele onregelmatigheden op de scans zoals bijvoorbeeld strepen, ezelsoren, verdraaiingen, etc. Daarnaast moet de leesbaarheid van de tekst natuurlijk zo dicht mogelijk bij een natuurgetrouwe afspiegeling van het origineel zijn. 


Stap 5: Uw documenten classificeren

Bij het digitaliseren van documenten is een goede vindbaarheid essentieel. Tijdens het classificeren of categoriseren, bundelen we de documenten. Dit gebeurd in feite al tijdens de voorbereiding, waarbij we folder en bestandsnamen mee nemen. Omdat dit echter vaak niet genoeg is, beoordelen wij de documenten en classificeren wij deze. Dit doen wij zowel automatisch als handmatig, waardoor wij een hoogwaardige kwaliteit behalen. Hierdoor worden uw documenten beter vindbaar in uw digitaal archief.

In tegenstelling tot fysieke archieven, kunnen we in een digitaal archief uw documenten digitaliseren met meerdere classificaties, hierdoor profiteert u optimaal van de voordelen van documenten digitaliseren.


Stap 6: Uw documenten indexeren

Tijdens het indexeren van de documenten, zorgen we er voor dat de inhoud van uw digitale documenten ook gevonden kan worden. Voor het indexeren van uw documenten maken wij gebruik van een combinatie van geautomatiseerde technieken in combinatie met handmatige invoer zodat alle gegevens op een goede manier verwerkt worden.

Op het verwerken van de data uit uw documenten ligt geen beperking. Alles wat u graag verwerkt wil hebben kunnen wij uit de documenten verwerken. De vraag is enkel: “welke informatie is relevant om te verwerken voor het succesvol terugvinden van de digitale documenten?”


Stap 7: Uw documenten gearchiveerd

Na het digitaliseren van uw documenten, zorgen wij voor een veilige aanlevering van de digitale documenten. Hierbij kunnen wij aansluiting vinden op uw huidige Document Management Systeem (DMS) of digitaal archief. Belangrijk voor ons is dat wij de informatie zo aanleveren dat het naadloos opgenomen kan worden in uw processen.

Vernietiging

Nu uw archief digitaal is, hebt u ook geen ruimte meer nodig voor het opslaan van de documenten. Het is daarom raadzaam ook na te denken wat u met het fysieke archief wilt doen. Kan het vernietigd worden? Of wilt u het nog een tijdje op een aparte locatie (als backup) houden? Wij kunnen beide opties voor u verzorgen. Indien u kies voor vernietiging verzorgen wij de vernietiging via één van onze partners. U ontvangt daarnaast bevestiging, inclusief een certificaat, van vernietiging.

Vervolg

Maar eenmalig uw archief digitaliseren, is vaak niet de oplossing. Uw document stromen stoppen niet en uw digitaal archief blijft over het algemeen groeien. Voor de meeste klanten verzorgen wij daarom het up-to-date houden van het digitaal archief. Dat betekend dat wij periodiek de fysieke documenten komen ophalen, om de documenten te digitaliseren en toe te voegen aan het bestaande digitaal archief. Zo profiteert u optimaal van een digitaal archief en wordt nieuwe aanwas voorkomen.

Wilt u uw documenten digitaliseren? Of bent u op zoek naar advies? Vertel ons over uw project, voor vrijblijvend advies op maat!

Waarom uitbesteden bij Zaico?

Bij Zaico zijn uw data processen in goede handen.

Nederlandstalig

Nederlandstalig project management en verwerking. Eenvoudige communicatie en hoogwaardige kwaliteit.

Snel

Profiteer van het tijdverschil. Wanneer uw medewerkers naar huis gaan, begint onze werkdag.

Ervaring

Meer dan 15 jaar ervaring in het ondersteunen van administratieve processen voor klanten uit verschillende branches.

Kwaliteit

Kwaliteit is essentieel. Daarom voegen wij controles en validaties toe, waarmee wij de kwaliteit van uw data waarborgen.

Bespaar kosten

Vanaf € 6,00 per uur! Bespaar op uw administratieve kosten en profiteer van de vele voordelen van uitbesteding.

Betrouwbaar

Wij doen wat we beloven. Samen maken we afspraken over instructies, kwaliteit en doorlooptijd.

Meer weten?

Wilt u meer over ons en onze dienstverlening weten, kijk dan op onze over ons pagina, of neem contact met ons op!