Om over na te denken

Samen met onze partners leveren we al vele jaren passende oplossingen voor het scannen van de archieven van onze klanten. Het heeft namelijk geen enkele zin om een archief op document niveau te scannen als u archief slechts als naslagwerk dient. Daarnaast is het geen goed idee om veel gebruikte documenten te verstoppen in grote PDF bestanden. De belangrijkste vraag die wij dan ook onze klanten stellen is: “hoe wordt het archief nu gebruikt en hoe wil u het graag gaan gebruiken?”.

Wat we voor u kunnen digitaliseren

Wij verzorgen de digitalisering van onder andere:

  • Grote tekeningen
  • Dossiers
  • Facturen
  • Poststukken
  • Boeken
  • Werkinstructies
  • Contracten

Staat uw specifieke document er niet bij. Laat het ons weten!

De voordelen van digitaliseren door Zaico

  • Een beter gebruik van de beschikbare ruimte
  • Kostenbesparend op het gebied van beheer
  • Een duurzaam alternatief voor fysieke opslag
  • Informatie is locatie onafhankelijk en sneller beschikbaar
  • Wij hebben de juiste hard en software in huis om u te ontzorgen.
  • Geen beslag op de waardevolle tijd van uw medewerkers.
  • Gegarandeerde kwaliteit en doorlooptijden ten aanzien van de verwerking.
  • Een scherp tarief.

Ons stappenplan

Ons stappenplan bestaat uit 7 delen:

1. Inventarisatie – de eerste stap.

Voordat er ook maar 1 document door de scanner gaat onze archiefspecialist samen met u in gesprek om uw behoefte te inventariseren. Het doel is om de waarde van uw archief voor uw organisatie leren kennen en ons advies hangt samen met de manier waarop het archief gebruikt wordt in de organisatie. Is het veilig stellen van de waardevolle informatie als naslag werk u doel? Dan ziet het project er heel anders uit dan als het archief dagelijks enkele tientallen keren geraadpleegd dient te worden.

Daarnaast kijken we naar het archief. Wat voor soort documenten zitten er in het archief? Bevatten de documenten veel hechtmiddelen als nietjes en plastic mapjes? Hoe om te gaan met aantekeningen op post-its? En, dienen de documenten nog inhoudelijk beoordeeld te worden voordat de documenten gescand worden? Allemaal cruciale vragen voor het creëren van de passende oplossing voor uw digitaliseringsbehoefte.

2. Inpakken en transport – bij u op locatie

Het inpakken van de documenten kunnen wij voor u verzorgen, maar het staat u tevens ook vrij dat dat intern op te pakken. Voor ons is het belangrijk dat de documenten op een veilige en verantwoordelijke manier worden ingepakt zodat de documenten geen schade ondervinden.

3. Transport naar onze scanlocatie

Wij nemen het transport van uw archief zeer serieus. Wij doorlopen de volgende stappen:

  • Het transport. Bij u op locatie worden de archiefdozen op de rolcontainers geplaatst en deze worden zorgvuldig ingeladen en vastgezet. Wij zorgen voor een rechtstreeks transport van uw locatie naar onze scanlocatie en de chauffeur zal tijdens het transport het voertuig niet verlaten.
  • Inklaren documenten. Wij zorgen voor het opslaan van uw archief in de juiste volgorde zodat eventuele opvragen tijdig voldaan kunnen worden.

4. Opschonen en digitaliseren – Opschonen

Voordat de documenten gescand kunnen worden dient het archief eerst opgeschoond te worden. Dat betekend dat wij eventuele hechtmiddelen verwijderen zoals nietjes, paperclips, plastic mapjes en dergelijke. Mochten er boeken in uw archief zitten die niet losgesneden mogen worden dan worden deze op boekenscanners gedigitaliseerd.

Digitaliseren

De scanoperators die uw project onder hun hoede nemen zijn zorgvuldig getraind en hebben uitgebreide ervaring bij het verwerken van waardevolle en vertrouwelijke informatie. Daarnaast hebben ze de nodige kennis over onze moderne, professionele documentscanners zodat ze tijdens het scanproces de nodige aanpassingen moeten doen om het proces te optimaliseren.

Kwaliteitscontrole

Tijdens en na het scannen hebben wij verschillende controles ingebouwd zodat wij zeker zijn dat de kwaliteit aansluit bij uw wensen. We letten tijdens het scannen op eventuele onregelmatigheden op de scans zoals strepen, ezelsoren, verdraaiingen, etc. Daarnaast moet de leesbaarheid van de tekst natuurlijk een natuurgetrouwe afspiegeling zijn van het origineel. 

5. Indexeren en classificeren

Het indexeren en/of classificeren van de documenten houdt in dat we de gegevens vanuit de documenten of de mappen vastleggen zodat uw archief voor uw medewerkers goed vindbaar is. Voor het indexeren van uw documenten maken wij gebruik van een combinatie van geautomatiseerde technieken in combinatie met handmatige invoer zodat alle gegevens op een goede manier verwerkt worden.

Op het verwerken van de data uit uw documenten ligt geen beperking. Alles wat u graag verwerkt wil hebben kunnen wij uit de documenten verwerken. De vraag is enkel: “welke informatie is relevant om te verwerken voor het succesvol terugvinden van de digitale documenten?”

6. Aanleveren van de resultaten

Nadat het digitaliseringproces is afgerond zorgen wij voor een veilige aanlevering van de documenten. Hierbij kunnen wij aansluiting vinden op uw huidige Document Management Systeem (DMS) of digitale archief. Belangrijk voor ons is dat wij de informatie zo aanleveren dat het naadloos opgenomen kan worden in uw processen.

7. Vervolgstappen

Voor vele klanten zorgen wij voor het up-to-date houden van het digitale archief. Dat betekend dat wij per maand/kwartaal/jaar de fysieke documenten komen ophalen bij onze klanten om die te digitaliseren en toe te voegen aan het bestaande archief.

Neem contact met ons op